Responsabilii cu achizițiile publice folosesc Excel pentru operațiuni

Nouă din zece instituții publice utilizează ca instrument de gestionare a achizițiilor publice doar aplicația Microsoft Excel, relevă un studiu realizat de Arxia. Astfel, doar un procent de 5% dintre respondenții la studiu folosesc un soft specializat în acest sens, în timp ce ceilalți 5% nu au parte nici măcar de Excel, folosind, în schimb, Microsoft Word.

„Estimările noastre arată că statul pierde anual aproape 2% din PIB, din cauza gestionării deficitare a achizițiilor publice. La aceasta se adaugă și risipa enormă de timp și resursă umană, angajații fiind nevoiți să execute acțiuni care pot fi realizate rapid, printr-un sistem informatic specializat. Multe dintre instituții nici nu știu că există soluții pentru eficientizarea proceselor, deși aplicații informatice specializate sunt disponibile în piață, iar costul acestora este accesibil. Un prim pas pe care ar trebui să-l aibă în vedere instituțiile este să apeleze la experții în digitalizare care există în piață, iar industria IT din România este deschisă să își ofere sprijinul”, spune CEO-ul Arxia, Daniel Homorodean.

Principalele obstacole ale digitalizării și eficientizării proceselor de achiziție

Mai specific, studiul arată că majoritatea respondenților (specialiști care activează în domeniul achizițiilor publice, în cadrul instituțiilor statului) recunosc lipsa unei soluții informatice de facilitare a procesului de achiziții publice. Un procent de 95% dintre participanții la studiu consideră că ar fi necesar să fie implementată în cadrul fiecărei instituții o astfel de soluție, așa cum sunt implementate în fiecare dintre ele sisteme informatice dedicate activităților financiar-contabile. Deși cei implicați în procesul de achiziții publice își doresc implementarea unui astfel de sistem digital, există mai mulți factori ce împiedică acest lucru. 

Principala piedică în calea digitalizării achizițiilor publice nominalizată de respondenți este chiar reticența de la nivelul conducerilor instituțiilor publice. Aproape jumătate dintre aceștia (44%) au menționat că, la nivelul managementului, nu se înțelege necesitatea unui sistem informatic de gestionare a activităților specifice achizițiilor publice. 

La lipsa de interes a managementului se adaugă și teama de schimbare a unora dintre funcționari, precum și faptul că digitalizarea activităților din acest domeniu nu a fost promovată îndeajuns, astfel încât instituțiile nu știu că există deja soluții informatice disponibile pe piață, care să fie și accesibile.

În mod surprinzător, aproape o treime dintre respondenți (27%) invocă rezistența la schimbare a colegilor din cadrul celorlalte compartimente din instituții, ca motiv pentru lipsa digitalizării acestui departament.

Lipsa digitalizării, catalizatorul corupției?

Studiul realizat arată faptul că, în acest moment, activitățile specifice derulate în cadrul instituțiilor în domeniul achizițiilor publice (colectarea informațiilor privind necesitățile, aprobarea și avizarea solicitărilor, planificarea și urmărirea realizării achizițiilor, raportarea, gestiunea contractelor) sunt practic nedigitalizate pentru majoritatea instituțiilor, fapt care poate contribui atât la risipa finanțelor publice, precum și al perpetuării lipsei de contabilitate a autorităților față de cetățeni.

Astfel, una dintre principalele probleme semnalate de specialiști este calitatea referatelor de necesitate, documentele prin care compartimentele din cadrul instituției își exprimă necesitățile care trebuie satisfăcute prin achiziția de produse, servicii sau lucrări. Mai exact, 81% dintre respondenți au declarat că se întâmplă des, sau foarte des ca aceste documente să fie incomplete.

În plus, cei care folosesc doar programul Excel s-au confruntat cu situații în care a fost dificil să identifice și să urmărească cererile compartimentelor din punct de vedere al cantităților și valorilor. Dintre respondenți, peste 44% au avut această problemă foarte des și des, iar numai 26% dintre aceștia nu au avut niciodată sau foarte rar dificultăți în această privință.

O soluție digitală ar permite ca fluxul de aprobare să fie complet digital, prin semnături electronice, sprijinind o mai bună colectare a informației și reducând astfel problema documentelor incomplete semnalate de peste 80% dintre respondenți. S-ar ușura fluxul transmiterii lor între departamente, precum și riscul ca acestea să se piardă sau să se rătăcească.

Lipsa cadrului digital care să faciliteze comunicarea în cadrul structurii instituției pentru planificarea și realizarea achizițiilor are repercusiuni în aproape toate etapele procesului. Aproape un sfert dintre respondenți, respectiv 24%, au declarat că se întâmplă des, sau foarte des, să nu fie notificate departamentele, chiar dacă produsele solicitate au fost deja recepționate la nivelul instituției. Numai 21% dintre participanții la studiu au declarat că nu s-au lovit niciodată de această situație. 

Această stare de fapt împiedică asigurarea unui nivel corespunzător de control, trasabilitate și auditabilitate a informației și a activității departamentului de achiziții, cu posibile consecințe grave în eficiența cheltuirii banului public. Acestea duc la repercursiuni posibil inecesare, cauzate de nerespectarea legislației, precum și mult timp și efort consumat în plus, care contribuie la o productivitate redusă a acestor angajați din sectorul public.

Alte consecințe ale nedigitalizării: dificultăți în respectarea termenelor legale

O altă urmare importantă a acestei lacune din domeniul digital se regăsește la nivelul termenelor legale. Peste 36% dintre respondenți au declarat că întâmpină foarte des și des dificultăți în respectarea termenelor legale în cadrul proceselor de achiziții publice, în timp ce numai 17,5% nu au avut niciodată această problemă. 

Probleme identificate în cadrul studiului se pot rezolva cu ajutorul unei soluții informatice care să faciliteze gestionarea, comunicarea și organizarea aspectelor legate de procesul de achiziție publică. Din acest punct de vedere, aproape 50% dintre respondenți au întâmpinat dificultăți în mod frecvent. Printre beneficiile implementării unui astfel de suport digital putem număra gestionarea, în timp real, din punct de vedere cantitativ și valoric, a contractelor în derulare. Această opțiune ar veni în ajutorul celor implicați în procesul de achiziții publice și printr-un sistem de avertizare cu privire la epuizarea valorilor și cantităților prevăzute în contracte.

Prezentul studiu a fost realizat de Arxia, una dintre cele mai experimentate companii în digitalizare guvernamentală și a administrației publice, cu experiență de peste 20 de ani în piață. Acesta a fost derulat în cadrul comunității online Expert Achiziții Publice, care numără peste 13.000 de membrii înregistrați, incluzând specialiști care activează în domeniul achizițiilor în cadrul instituțiilor. 

Astfel, deși nu este un studiu reprezentativ, raportat la numărul instituțiilor și specialiștilor care au atribuții în domeniul achizițiilor publice din România, acesta scoate la iveală necesitatea utilizării sistemelor informatice pentru gestiunea activităților legate de derularea achizițiilor publice, precum și principalele piedici care stau în calea transformării digitale în acest domeniu.

Sursă foto: 181491537 © Monticelllo | Dreamstime.com