Într-o lume în care soluțiile digitale înlocuiesc metodele tradiționale de schimb de documente, facturarea electronică este acum o cerință legală în tot mai multe țări.

Cu toate acestea, având în vedere că cerințele specifice variază de la o țară la alta, tranzacțiile transfrontaliere implică adaptarea la diferite standarde și formate, ceea ce face ca respectarea acestora să fie o provocare. În următorul articol am adunat sfaturi valoroase privind îndeplinirea cerințelor de reglementare pentru facturarea electronică.

Definirea conformității juridice

Pentru a respecta legile privind facturarea electronică, atât cumpărătorii, cât și furnizorii trebuie să respecte regulile stabilite de țările în care își desfășoară activitatea. Conformitatea implică verificarea detaliată a dispozițiilor legale, punerea în aplicare a modificărilor necesare și monitorizarea continuă. 

Principalele aspecte ale facturării electronice reglementate prin lege includ:

  • Lizibilitatea documentelor. Facturile electronice ar trebui să fie lizibile de către orice persoane pe întreaga perioadă de păstrare, începând din momentul emiterii.
  • Autenticitate de origine. Este esențial să se stabilească autenticitatea atât a expeditorului, cât și a destinatarului, asigurându-se că documentul a fost trimis de expeditorul declarat și primit de destinatarul vizat.
  • Integritate. Odată ce o factură este emisă, conținutul acesteia nu trebuie modificat niciodată.
  • Depozitare. Documentele trebuie să fie stocate în condiții de siguranță, garantând integritatea lor și menținând o pistă de audit. Acestea ar trebui să fie ușor accesibile pentru inspecțiile fiscale și în alte scopuri.

Ce înseamnă conformitatea juridică a facturării electronice?

Înțelegerea complexității conformității facturării electronice este esențială pentru respectarea legilor din regiunea sau țara dvs. pentru relația de afaceri relevantă.

Principalele considerente includ:

  • Tipul de relație cu partenerul (B2B, B2C sau B2G)
  • Platforma cerută de guvern
  • Modelul de schimb de facturi electronice
  • Asigurarea autenticității și integrității facturilor
  • Depozitare sigură pentru o durată prescrisă

Rețineți că modelele de schimb de facturi electronice variază în funcție de țară. Acum, din ce în ce mai multe țări europene urmăresc succesul soluțiilor CTC în America Latină.

În ceea ce privește țările europene, Italia, Polonia și România au decis să opereze în acest model, unde contribuabilii fac sau vor face în curând schimb de facturi cu platformele guvernamentale în modelul de vămuire.

În Franța, dacă contribuabilul decide să se conecteze direct la platforma guvernamentală (PPF), această formă de schimb de facturi poate fi descrisă ca CTC centralizat. Cu toate acestea, dacă schimbul de facturi are loc prin intermediul unui furnizor certificat (PDP), vom avea de-a face cu un model CTC descentralizat. Planurile pentru modelul de operare în Spania, Belgia și Germania vor arăta probabil similare.

Ungaria combină modelul post-audit cu raportarea în timp real.

De ce este dificilă conformitatea globală pentru facturarea electronică?

Conformitatea legală cu facturarea electronică poate fi deosebit de dificilă atunci când o companie își desfășoară activitatea în mai multe țări datorită varietății de reglementări. Gestionarea acestor complexități poate fi o sarcină solicitantă și foarte consumatoare de timp. Cu toate acestea, parteneriatul cu furnizorii externi potriviți vă poate ajuta să fiți la curent cu schimbările și să implementați soluțiile necesare.

Înainte de a alege o platformă de facturare electronică, luați în considerare mai mulți factori.

Selectarea unei platforme de facturare electronică potrivită pentru compania dumneavoastră

Cel mai important, asigurați-vă că platforma de facturare electronică îndeplinește cerințele legale la nivel mondial, ceea ce este deosebit de important pentru operațiunile globale sau planurile de extindere. Sistemul pe care îl alegeți ar trebui să fie actualizat în funcție de modificările legislației privind facturarea electronică care se aplică afacerii dumneavoastră în diferite țări.

Având în vedere sensibilitatea datelor incluse în facturile electronice, este esențial ca furnizorul platformei dvs. de facturare electronică să utilizeze în mod constant metode de criptare care să se alinieze la cele mai recente cerințe pentru a proteja informațiile schimbate.

Soluția ideală de facturare electronică ar trebui să garanteze, de asemenea, procesarea fără probleme a facturilor și să asigure eficiența și implementarea simplă. Pentru a face față provocărilor specifice unei țări sau unei industrii, verificați dacă platforma de facturare electronică este flexibilă și dacă poate oferi asistență din partea experților din domeniu.

Soluția potrivită ar trebui să se integreze cu ușurință cu sistemul ERP existent și să ajute la schimburile zilnice de facturi electronice fără complicații.

Caracteristicile esențiale care trebuie luate în considerare includ:

  • Urmărirea documentelor
  • Vizualizarea datelor
  • Descărcări
  • Tablouri de bord ușor de utilizat pentru monitorizarea performanței

În plus, fiți atenți la următoarele caracteristici:

  • Livrare rapidă
  • Ani de experiență
  • Referințele clienților

Având în vedere toți acești factori, sistemul va asigura un proces de facturare electronică sigur, conform și eficient.

Avantajele unei platforme de facturare electronică

Utilizarea unei platforme de facturare electronică oferă mai multe beneficii, cum ar fi reducerea costurilor, îmbunătățirea siguranței datelor și reducerea timpului de tranzacționare. Alegerea furnizorului potrivit poate asigura operațiuni de facturare electronică fără probleme, fără stres și în conformitate cu legea. Adoptarea tehnologiei de facturare electronică nu numai că sporește productivitatea, ci și pozițiile organizațiilor pentru creșterea și competitivitatea viitoare într-un peisaj de afaceri din ce în ce mai digital.

Foto: Adobe Stock