Aproape o treime dintre companii nu au analizat impactul facturării electronice

Aproape 40% dintre companii nu sunt pregătite pentru aplicarea e-factura din 2024, iar aproape o treime nu au analizat impactul acestei cerinţe, potrivit unui sondaj realizat de compania de consultanţă EY.

Facturarea electronică va fi obligatorie, începând cu 1 ianuarie 2024, pentru toate tranzacţiile efectuate între persoanele impozabile stabilite pe teritoriul României, măsura fiind aplicabilă până la 31 decembrie 2026, a anunţat vineri Ministerul Finanţelor.

În context, conform celui mai recent sondaj derulat de EY pe parcursul lunii iulie 2023, majoritatea companiilor participante (78%) ştiu despre intenţia autorităţilor fiscale ca e-factura să devină aplicabilă cu caracter generalizat. Pe de altă parte, însă, 39% au răspuns că nu sunt pregătite, 23% au declarat că sunt pregătite în proporţie de 50% iar 9% că sunt pregătite în proporţie de 30%. Surprinzător sau nu, aproape o treime dintre cei intervievaţi au spus că nu au analizat impactul acestei cerinţe.

În privinţa înţelegerii cerinţelor de raportare pentru e-factura, în situaţiile în care procesul de analiză a fost iniţiat, nivelul de înţelegere a cerinţelor este relativ redus.

„În perioada imediat următoare, facturarea electronică ar trebui să devină o prioritate pe agenda companiilor din România, pentru a preveni eventuale contravenţii, consecinţe fiscale sau chiar blocaje din punct de vedere comercial”, consideră Georgiana Iancu, partener, liderul Departamentului Impozite indirecte, şi Georgiana Constantin, senior manager, Impozite indirecte EY România.

Experienţa practică ne arată că îndeplinirea tuturor paşilor pentru un proces de emitere şi transmitere e-factura operaţional, corect implementat din perspectiva cerinţelor fiscale, poate dura cel puţin şase luni, ignorând orice limitări legate de resursele umane tehnice sau financiare necesare unei astfel de implementări.

În măsura în care, încă de la bun început, România va implementa e-factura ca singură modalitate de transmitere a facturilor către clienţi (în linie cu autorizarea obţinută din partea UE), şi nu doar ca o raportare în timp cvasi-real a datelor din facturi către autorităţile fiscale (aşa cum se întâmplă în prezent pentru bunurile cu risc fiscal ridicat), în mod cert presiunea pentru companii va fi şi mai mare. Aceasta întrucât vor trebui prioritizate, în egală măsură, şi cerinţele de ordin comercial, operaţional, procesele de postare a facturilor emise şi primite în sistemele financiar contabile, impactul asupra fluxurilor de numerar, toate acestea necesitând bineînţeles resurse suplimentare şi un calendar de implementare mai extins.

În oricare dintre ipoteze, în perioada imediat următoare, facturarea electronică ar trebui să devină o prioritate pe agenda companiilor din România, pentru a preveni eventuale contravenţii, consecinţe fiscale sau chiar blocaje din punct de vedere comercial.

În data de 27 iulie 2023, Consiliul Uniunii Europene a autorizat România să introducă facturarea electronică obligatorie pentru toate tipurile de tranzacţii B2B efectuate între societăţile stabilite în România. La aproape doi ani de la solicitarea acestei derogări din partea Consiliului UE, România intră în linie dreaptă din perspectiva autorizărilor necesare, astfel că va putea să adopte e-factura generalizată începând cu data de 1 ianuarie 2024.

Această derogare a fost necesară în contextul unui cadru legal de facturare prevăzut prin Directiva de TVA, care permite companiilor să factureze atât pe suport de hârtie, cât şi în format electronic. De asemenea, în prezent, utilizarea facturii electronice se poate face doar cu acceptare din partea destinatarului.

În baza acestei derogări, autorităţile fiscale ar putea solicita ca facturile să fie emise exclusiv în format electronic, prin respectarea unui standard de facturare şi transpunerea într-un format xml prestabilit şi ulterior comunicat prin sistemul RO e-factura, administrat de Ministerul Finanţelor Publice. În acest sens, emitentul nu va mai avea nevoie să obţină acordul destinatarului pentru a emite o factură în format electronic.

Derogarea este aplicabilă începând de la 1 ianuarie 2024, până la 31 decembrie 2026 sau până la data la care statele membre ale UE urmează să aplice prevederile naţionale privind pachetul european ViDA (VAT in the Digital Age), în funcţie de data care survine mai întâi. România are posibilitatea să transmită Comisiei o cerere de prelungire a aplicării derogării după data de 31 decembrie 2026.

În următoarele 30 de zile, prin ordin al preşedintelui ANAF ar trebui să se stabilească categoriile de contribuabili vizate şi data de la care intervine această obligaţie. Aşadar, până cel mai târziu pe data de 25 august 2023, ar trebui să se decidă termenul pentru adoptarea facturării electronice.

Implementarea e-factura se dovedeşte a fi un proces foarte complex, pornind de la momentul la care o societate stabileşte care sunt elementele ce ar trebui incluse în e-factura (peste 200 de elemente ce ar trebui analizate) până la momentul implementării unor soluţii adecvate.

Companiile ar trebui să se asigure că soluţia tehnică aleasă le va permite atât gestionarea facturilor emise, cât şi a facturilor primite, gestionarea unui volum suficient de date, dar şi funcţionalităţi precum primirea sau transmiterea de mesaje prin spaţiul privat virtual (SPV) către parteneri pentru facturile primite şi emise sau verificarea condiţiilor de validare tehnică a fişierului XML.

Se desprind de asemenea, două direcţii în ceea ce priveşte implementarea facturării electronice obligatorii în România. Situaţia în care, cel puţin într-o prima fază, facturarea electronică să fie tratată doar ca o raportare a datelor din facturi în timp cvasi-real, menţinându-se obligaţia transmiterii facturilor şi în formatul clasic, agreat de partenerii comerciali.

Această situaţie ar fi, mai degrabă, o simplificare acordată temporar companiilor, întrucât derogarea primită de România vizează în mod cert situaţia în care e-factura devine exemplarul original al facturii, aceasta find aplicabilă chiar şi în lipsa unei acceptări din partea destinatarului.

Dacă modul în care România va implementa e-factura generalizată va conduce către e-factura ca fiind singurul exemplar original, consecinţele unei implementări tardive sau deficitare a procesului de facturare electronică pot fi multiple. Concret, laolaltă cu implicaţiile fiscale legate de deducerea TVA, ar trebui avute în vedere consecinţele de natură comercială generate de întârzieri în procesul de facturare şi chiar impactul asupra fluxurilor de numerar sau supply-chain.

Foto: Dreamstime