Camelia Ivan, Trans Sped: Principalele bariere în digitalizare, mentalitatea și ieșirea din zona de confort

Contextul ultimilor ani a produs o schimbare majoră în parcursul transformării digitale pe plan local atât la nivelul companiilor, cât, mai ales, la nivelul instituțiilor publice. Încă mai sunt multe etape de implementat, dar măcar s-a „spart gheața”, iar imposibilul a devenit posibil.

Un exemplu recent în acest sens este comunicarea electronică prin SPV desfășurată de ANAF sau introducerea semnăturilor electronice în tot ceea ce înseamnă gestionarea documentației relațiilor de muncă.

Pentru că încă suntem la începutul procesului, am întrebat-o pe Camelia Ivan, CEO Trans Sped (TSP), cum vede un furnizor de soluții de transformare digitală această schimbare de paradigmă. TSP are clienți în peste 150 de țări din toată lumea, B2B & B2C, emițând până în prezent peste 3,5 milioane de certificate digitale calificate, folosite pentru a semna mai bine de 71 milioane de documente.

La Future Banking Summit 2021, când am avut ultima discuție, vorbeam despre faptul că ultimii ani au condus la o accelerare a procesului de digitalizare, iar transformarea digitală abia începe. Unde suntem în acest moment?

Pandemia a fost un accelerator al procesului de digitalizare și a determinat atât companiile, cât și persoanele fizice, indiferent de profesie sau background, să acceseze și să utilizeze soluțiile digitale – desigur și cu ajutorul autorităților, care își îndreaptă tot mai mult atenția și resursele către acest obiectiv. Este de precizat că procesul de digitalizare este totuși la început… abia în următorii ani vom putea evalua și măsura cu precizie efectele sale.

Care sunt dezvoltările Trans Sped din ultima perioadă?

În 2021, Trans Sped a înregistrat venituri din exploatare în valoare de 15,8 milioane lei și un profit net de 8,7 milioane lei. Personalul TSP se împarte între angajați și colaboratori, iar în total suntem o echipă de aproximativ 100 de oameni care deservesc clienții B2B și B2C.

Anul acesta am sărbătorit majoratul, fiind unul dintre cei mai experimentați furnizori de IT&C din România și singurul QTSP din lume recunoscut în același timp în Uniunea Europeană și în Statele Unite ale Americii.

Investim în permanență resurse în cercetare și în dezvoltarea de noi tehnologii, iar rezultatele se văd: în 2008 am fost prima companie din România care a emis certificate digitale pentru semnătură electronică cu cheile criptografice stocate pe HSM (certificate în cloud), am fost primul QTSP din România care ne-am certificat conform Regulamentului eIDAS în 2017, am fost primii din România care am dezvoltat soluția LTP încă din 2018, iar anul acesta, am fost prima companie din România care am obținut avizul din partea ADR pentru furnizarea serviciilor de VideoID (identificare a persoanei la distanță prin mijloace video).

În paralel, ne pregătim pentru viitorul tehnologic, pentru că suntem parte din consorțiul care se ocupă cu realizarea primului centru de comunicații cuantice din România.

Cum schimbă transformarea digitală viața companiilor, dar și a utilizatorilor persoane fizice?

Soluțiile digitale ajută companiile, indiferent de dimensiune sau domeniu, să fie mai eficiente, să ajungă mai ușor la clienți, să aibă o trasabilitate a proceselor și să economisească timp și bani.

De cealaltă parte, pentru utilizatori, lucrurile se întâmplă mai simplu și mai rapid. Astăzi, întreaga relație cu companiile și cu autoritățile se poate realiza de pe un device conectat la internet, fără drumuri, fără timp pierdut în trafic și fără statul la coadă la un ghișeu.

Cum a evoluat legislația care ajută la trecerea în digital a tuturor documentelor?

Actele normative din ultimii doi ani au ajutat la crearea unui cadru legislativ mai clar și mai lipsit de interpretări, lucru care, la rândul său, a determinat creșterea exponențială a folosirii documentelor semnate digital. Amintesc aici OUG 38/2020, prin care toate instituțiile și autoritățile publice sunt obligate să accepte documente semnate cu certificate digitale calificate, OUG 36/2021 și Legea 208/2021 privind semnarea electronică a documentelor de muncă, Ordinul președintelui ANAF privind depunerea electronică a documentelor în relația cu ANAF, Ordinul Președintelui ADR privind identificarea la distanță și lista poate continua.

Care sunt deficiențele legislative care ar putea fi corectate pentru a asista la o mai mare creștere a gradului de digitalizare în toate aspectele?

Principala barieră în calea digitalizării a fost până acum mentalitatea și ieșirea din zona de confort a persoanelor obișnuite cu un anumit mediu de lucru. Ei bine, pandemia a înlăturat această barieră. Sectorul digitalizării a beneficiat de o îmbunătățire vizibilă a cadrului legislativ, iar continuarea acestui demers în toate sectoarele în care încă se mai solicită documente pe suport de hârtie va duce la o și mai mare creștere a gradului de digitalizare.

Băncile au fost printre primele care au început să folosească certificatele digitale calificate în relațiile cu clienții, oferindu-le gratuit pentru semnarea diverselor documente. Poate fi extins acest model și în alte domenii?

Băncile sunt promotori în piață pentru multe procese inovatoare și permanent în avangarda schimbării. Și companii din alte domenii au început deja să ofere gratuit certificate digitale calificate partenerilor, persoane fizice sau juridice, pentru semnarea diverselor documente, având în vedere că beneficiile digitalizării se văd indiferent de domeniul de activitate. Avem tot mai mulți clienți din diverse domenii care aleg soluții de transformare digitală și certificate digitale calificate pentru angajații, clienții sau partenerii lor.

Introducerea semnăturii electronice în relațiile de muncă poate avea un impact semnificativ în digitalizare. Cum pot fi încurajați angajații să aibă semnături electronice astfel încât toată procedura de relație de muncă să fie digitală?

Sunt două acte normative, OUG 36/2021 și Legea 208/2021, care asigură un cadru legislativ pentru semnarea digitală a documentelor de muncă și oferă angajatorilor pârghii fiscale pentru achiziția certificatelor digitale de semnătură electronică pentru angajații lor. Mai mult, avem foarte mulți clienți care, în calitate de angajatori, oferă angajaților ca beneficiu certificatele digitale calificate de semnătură electronică.

Orice angajat poate astfel semna electronic toate documentele în relația cu angajatorul și, având semnături nelimitate în perioada de valabilitate a certificatului, îl poate folosi și pentru a semna documente în relația cu autoritățile statului sau cu alți parteneri (cum ar fi depunerea documentelor la ANAF, înregistrarea unei noi mașini etc.).

De la 1 martie 2022, semnătura electronică a devenit obligatorie în relație cu ANAF. Ce semnificație are această schimbare majoră?

În primul rând s-a eliminat statul la coadă.😊Era deja un obicei ca, atunci când aveai nevoie să depui un document la ANAF, era nevoie să-ți și rezervi cel puțin câteva ore pentru asta. Acum, în maximum 10 minute, poți obține un certificat digital calificat online, prin identificare video, cu o perioadă de valabilitate potrivită nevoilor tale: 1 zi dacă depui documente rar sau 1 an, 2 ani, 3 ani dacă semnezi frecvent documente. Apoi încarci documentul online la ANAF și în câteva minute ai rezolvat cu depunerea actelor, oricând și de oriunde.

Obligativitatea depunerii electronice a documentelor la ANAF are dublu beneficiu: pentru cetățeni, timpul economisit, iar pentru ANAF, trasabilitatea documentelor depuse, reducerea gradului de încărcare a angajaților, scăderea costurilor cu manipularea hârtiei și multe, multe altele.  

Utilizatorii persoane fizice sunt încă la început cu semnătura electronică calificată, pentru că încă nu au disponibilitatea sau ușurința de a o folosi în viața de zi cu zi. Cum se pot schimba lucrurile și pe acest segment?

La Trans Sped, în atenția noastră sunt atât clienții persoane juridice (B2B), cât și persoane fizice (B2C). Și tocmai pentru a răspunde nevoilor clienților persoane fizice care folosesc rar semnătura electronică am creat un certificat digital calificat cu valabilitate de 1 zi, astfel încât aceștia să plătească doar pentru ce utilizează. Folosirea semnăturii electronice Trans Sped este ușoară și intuitivă și, în plus, punem la dispoziția clienților ghiduri și tutoriale video pentru utilizarea acesteia.

Care sunt provocările acestui domeniu?

Tehnologia este într-o continuă schimbare și actualizare, ca să poată răspunde cerințelor în creștere și ca să optimizeze și să sporească măsurile de securitate. Schimbările tehnologice au loc periodic și, probabil în următorii 5-10 ani, utilizarea tehnologiilor cuantice la scară mare va revoluționa modul în care se desfășoară activitatea în prezent.

Care sunt domeniile unde semnătura electronică nu a pătruns încă și unde este potențial ridicat?

Adoptarea soluțiilor digitale a început în bănci și în companii mari, ușor-ușor tendința se propagă și în companiile medii; în curând, va veni și rândul companiilor mici să adopte aceste schimbări. La fel și în cazul autorităților și instituțiilor publice: adoptarea a început la nivel central, dar încă e nevoie să se facă demersuri spre digitalizare până când vom avea toate instituțiile aliniate. Totodată, trebuie să ținem cont că o mare parte din populația României este nebancarizată și nu are acces la tehnologie; prin urmare, fluxul convențional va exista în continuare în paralel cu cel digital.

Care sunt planurile pe termen mediu?

La Trans Sped avem clienți în România, în UE și în SUA, în total sunt peste 150 de țări la nivel global. Pe termen mediu ne dorim să deschidem birouri în străinătate, astfel încât să fim mai aproape de clienții și de partenerii noștri.

De asemenea, vrem să dezvoltăm portofoliul de produse cu soluții adaptate cerințelor pieței, la cele mai înalte standarde tehnologice și de securitate.

Sursă foto: Trans Sped