Analiză: O companie pierde în medie 3,5 euro pe fiecare factură pe care o emite pe hârtie

În România, cei 1,3 milioane de operatori economici activi emit peste un miliard de facturi pe an, conform estimărilor ANAF. În același timp, România pierde din contribuții TVA necolectate circa zece miliarde euro anual, în principal din cauza fraudei. La nivel european, această cifră este de peste o sută de miliarde, țara noastră fiind campioană la incapacitatea de colectare a TVA. Potrivit experților, facturarea electronică generalizată ne va ajuta să salvăm acești bani.

Facturarea electronică folosind standardul tehnic european a devenit de la 1 iulie o obligație pentru o parte din companiile românești, cele care lucrează cu instituțiile bugetare sau cele care vând produse cu risc fiscal ridicat. Factura electronică este un format care poate fi procesat automat de către aplicațiile informatice, atât de părțile implicate în tranzacție, cât și de ANAF, către care vânzătorii au obligația de a raporta facturile după ce le emit.

Din păcate, totuși, la 1 iulie piața nu a fost pregătită corespunzător pentru introducerea facturării electronice, atât comercianții cât și operatorii de sisteme informatice întâmpinând dificultăți de adaptare la noile cerințe, de multe ori cu costuri și eforturi suplimentare semnificative.

„Cine așteaptă schimbările de la 1 ianuarie fară să se pregătească riscă să fie o victimă și să plătească scump luxul de a nu fi proactiv. În schimb, cei care planifică bine de acum vor putea obține avantaje competitive majore, transformând noile obligații legale într-o oportunitate de progres. Fiecare dintre noi vom simți efectele benefice ale facturării electronice. Dacă mergem la restaurant de exemplu, când plătim vom putea primi cererea de plată pe telefon și o vom putea achita fară cash și fară card, direct din contul nostru bancar, tranzacția fiind automat înregistrată în contabilitatea vânzătorului și raportată la fisc, fară alte comisioane și fără nici o hârtie tipărită. Pentru firme, se elimină nevoia de a genera și trimite facturi prin email, nu mai trebuie să ne întrebăm cu îngrijorare dacă au ajuns la destinatar sau dacă nu cumva am rătăcit vreo factură pe care trebuia să o plătim”, spune Daniel Homorodean, specialist în facturare electronică, directorul companiei clujene Arxia și expert IT cu experiență de 20 de ani.

O companie pierde în medie 3,5 euro pe fiecare factură pe care o emite pe hârtie

Pentru un IMM, totalul timpului cumulat necesar procesării manuale a facturilor trimise și primite ajunge la 24-32 de ore pe lună, adică trei sau patru zile lucrătoare pierdute cu operațiuni care pot fi realizate în mod automat, indică o analiză realizată de un consorțiu de companii IT format din Arxia, Bitstone și EfectRO.

Potrivit experților, facturarea electronică este un pas mare înainte, care va eficientiza afacerile și le va aduce un plus de confort, prin eliminarea eforturilor de a gestiona facturi pe hârtie sau prin email. 

În prezent, o companie pierde în medie 3,5 euro pe fiecare factură pe care o emite pe hârtie, prin costuri cu materialele, cu trimiterea și cu procesarea.

De la 1 ianuarie 2023, facturarea electronică se va generaliza ca obligație pentru toate tranzacțiile comerciale între companii. În anii următori, pe plan european, se pregătește trecerea completă la standardul facturii electronice, inclusiv în relația cu cumpărătorii persoane fizice și, de asemenea, se preconizează implementarea conectivității pan-europene, astfel încât facturile să poată fi schimbate și raportate în mod unitar în cadrul Uniunii.

Companiile de utilități pierd 15% din venituri pe transmiterea facturilor pe hârtie

Pentru companiile de utilități, care încă trimit majoritatea facturilor pe hârtie, costurile totale legate de facturile emise se ridică până la 15% din totalul încasărilor, bani care ar putea fi salvați prin facturarea electronică generalizată.

Peste 33 de milioane de facturi sunt emise lunar doar de primii cinci furnizori de utilități din România, ca număr de abonați. 90% dintre facturi sunt încă emise pe hârtie. Dintr-un copac tăiat se pot crea, în medie, 8.333 coli de hârtie A4. Doar pentru facturile primilor cinci furnizori de utilități se taie 142.000 de copaci în fiecare an, care în total ar acoperi 1,2% din suprafața țării noastre.

Soluțiile digitale integrate elimină dificultățile de creare și transmitere a facturilor electronice pentru toți operatorii economici

Pentru a transforma facturarea electronică dintr-o bătaie de cap într-un avantaj direct de cost și timp salvat, este nevoie de o abordare integrată, colaborativă, care să permită atât firmelor, cât și furnizorilor de servicii informatice, să transmită și să primească facturile electronice fără a se preocupa de transformările tehnice de format și stabilitatea specificațiilor de utilizare a standardului.

La inițiativă lui Daniel Homorodean, un consorțiu de companii IT format din Arxia, Bitstone și EfectRO, a dezvoltat și oferă pieței o platformă integrată de generare, conversie, validare, transmitere, raportare și procesare a facturilor electronice, la care acum se pot conecta gratuit toți cei interesați, prin intermediul interfețelor informatice.

„Așa cum ne arată și experiența altor țări care au început mai repede acest drum, succesul adopției și a obținerii de beneficii din implementarea facturării electronice este foarte mult accelerat de o abordare colaborativă, partenerială, între organizațiile direct interesate, atât furnizori de servicii, cât și organizații care emit respectiv primesc multe facturi. Prin urmare, propunem o formulă de colaborare și de suport pentru oricare din aceste tipuri de organizații, fie că sunt companii care oferă servicii în domeniu, fie în domenii conexe, cum ar fi firme specializate în dezvoltarea de sisteme de tip ERP sau softuri de contabilitate”, mai spune Homorodean.

Alături de platforma integrată eFactura.online, consorțiul condus de Arxia oferă servicii de consultanță specializată pentru planificarea adopției facturării electronice în cadrul organizațiilor mari, cum ar fi bănci, companii de utilități sau lanțuri de retail. Pentru toți aceștia, și nu numai, introducerea de la 1 ianuarie a obligativității dematerializării complete a facturilor va impune schimbări în procesele organizaționale și adaptări semnificative ale sistemelor informatice. În același timp, va crea posibilitatea unei relații mai eficiente cu clientul, a unui control mult mai bun al încasărilor și a oferirii de servicii suplimentare cu valoare adăugată.

Foto: Dreamstime